廣播 Podcast|#2 時間總是不夠用嗎?改變運用時間方法讓你事半功倍

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在節目開始之前我首先要祝大家新年快樂!一年的時間好快就過去2019要到了,相信很多人都開始有新年新計畫了,今天的這一集廣播,我相信會對已經列好新年願望清單的你有幫助!

你有沒有總是覺得時間不夠用,真希望一天可以不只有二十四小時呢?覺得自己總是好忙,想要在上班以外的時間做點什麼事情或是進修卻都沒有時間,但是每個人一天都一樣有二十四個小時,為什麼有一些人一天之內就可以做好很多事情呢?

答案就是時間的運用啦!

這一集廣播我想要來分享關於如何整理時間讓你事半功倍,尤其是在你的時間有限的狀況下。其實呢我和很多人一樣有也有一份白天八小時的工作,經營網站這些事情都是運用我上班前和下班後的時間,除了正職和經營網站我還有畫圖、看書、做菜烘焙等投資自我成長的時間,而我以前也是時常覺得哪有什麼時間可以做那麼多事情?但是當我學了運用時間的方法之後,我突然發現其實我有超多時間可以利用的啊!而且我自己試過這些方法後真的有效也改善了我的生活!

所以接下來就進入正題,到底有哪些有效運用時間甚至會讓你的時間價值加倍的方法呢?

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#1 運用大腦的黃金時間

起床後的兩到三個小時是一天集中力最高的大腦黃金時段,這時候最適合做的事情就是需要用腦或集中注意力的工作,上午時間因為腦袋都還沒有接收太多訊息而感到疲累,所以思緒是相當清晰的狀態,能夠提升兩倍以上的工作效率,可能晚上在電腦前坐四個小時才可以完成的事,早上黃金時段一兩個小時就可以把事情做完。

 

#2 分事情輕重緩急,分層處理「集中工作」和「非集中工作」

●「集中工作」:需要集中力動腦袋思考的工作、撰寫文章、學習語言、閱讀書籍。

●「非集中工作」:不太需要集中力和動腦的工作、查看信件、訊息等雜事。

為了不要浪費腦力,早上起床我不會滑手機看訊息而且在前一晚睡覺前我會將手機網路通通關掉,隔天起床後我會直接開始我的早晨工作,尤其是寫文章這件事情我最有感!我發現自己早上起床寫文章的生產力比晚上還要來得高。

集中力高的時間,進行需要集中力的工作。集中力高的時間有:起床後的兩到三小時、休息之後、工作時間將結束時、截止期限的前一天等等。

 

#3 翻轉觀念將時間轉為「二度空間」

照常理來說,一天都只有二十四個小時,我們都知道要善用零碎時間,比如說:在上班通勤的時間不要滑手機改成看書學習、把追劇的時間拿來讀英文…… 試著不要浪費時間並且把時間置換,但是這種把時間當成線性思考的觀念,根本沒有辦法突破一天二十四個小時的限制。

所以我請你現在想像一下時間不是一條線而是一個面

二度空間時間術

 

如果我們在集中力高的時候,用一個小時完成一件晚上可能要花四個小時的任務,那麼我們所擁有的時間面積就擴大了,這時便能提高一天之內的工作量、創造更多時間。

 

#4 安排時間休息睡覺回復集中力

你有沒有這個經驗是:已經覺得很累但是逼迫著自己坐在電腦前完成工作,但就是坐在那裡什麼東西都生不出來反而愈來愈疲累!

在自己很疲累的時候強迫自己工作,也浪費了更多時間

在適當的時間安排休息,可以讓腦力回升,當你休息後精力恢復,工作效率也會再度提高,相對的也會縮短並節省下工作時間,這就是前面所提到的二度空間時間術讓時間面積擴大。

其實有一個最簡單恢復集中力的方法就是睡覺。

大家都知道睡覺對健康是很重要的一件事情。研究發現以一天八個小時的睡眠時間為準,連續十四天觀察睡覺六小時和睡覺四小時的人,發現在作業機能、認知機能以及維持清醒機能方面都出現日漸惡化的現象,所以如果沒有好好睡覺的話腦袋就會不清楚集中力也會下降。

 

#5 不同的工作性質,規劃不同的休息時間 ( 15、45、90法則 )

這邊是要讓大家依據不同的工作任務,將工作時間分為「十五分鐘」、「四十五分鐘」、「九十分鐘」為單位。

記不記得我們在觀看電視節目時,每隔十五分鐘就會廣告一次?這時候想要繼續知道劇情的我們就會:「吼……很煩餒!為什麼又要廣告啦?」然後就先去上個廁所、等廣告結束之後又再度集中火力觀看下去。

「十五分鐘」:人類可以維持某種程度的集中力,但無法長時間保持「巔峰集中力」也就是高度集中力,當我們在非常需要高度集中力的狀態下(例如現場翻譯人員)我們能全心投入並且持續集中注意力的時間約為十五分鐘,最多不超過二十分鐘,因此我們可以把十五分鐘先視為一個單位。

「四十五分鐘」:記得從小學到大學一堂課的時間大約都是在四十五分鐘到五十分鐘不等嗎?或著是一齣播一個小時的電視劇,其實扣掉每隔十五分鐘的廣告大約就是四十五分鐘,而這種時間的機制其實也已經對我們潛移默化。

「九十分鐘」:我們的人體有生理時鐘,什麼時間起床、肚子餓、想睡覺都讓我們的一天有規律,也會隨著日夜轉換出現規律的變化。根據人類腦波調查結果,發現腦波的覺醒程度會以大約九十分鐘的週期而變化,也就是高覺醒的九十分鐘與想睡覺的二十分鐘,會在我們的腦裡循環出現,就連在睡覺的時候和腸胃蠕動也會出現這樣的週期,也就是說我們人體存在著類似這樣的九十分鐘規律。

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大腦的集中力規律就像是波浪一樣,有時升高、有時降低,所以當我們處在集中力低落的狀態時,再怎麼努力想完成工作其實很難,所以這邊就要大家利用集中力的浪頭分配時間來提升工作效率並且減少浪費時間。

而集中力又可以分「集中的深度」「持續的時間」

比如說現在撰寫這篇講稿時,我把工作時間設定成九十分鐘,然後十五分鐘就是我的高度集中時間瘋狂寫文章,把時間切割開來中間稍稍休息一下,就能提升寫作的產力。

記得我在盯學生課後完成學校作業時,常常會很生氣他們心不在焉、沒有辦法集中注意力寫作業,後來知道這些運用時間的概念後使用在他們身上,發現真的有效!想想孩子們結束學校半天的課後又要到補習班,接著上完一整天的課之後又要寫作業其實已經很累了,所以沒有辦法再集中精神是很正常的事情,每當我發現他們開始想睡覺或寫作業進度緩慢時,我會叫孩子們休息還有離開座位去動一動,五分鐘後再回來繼續寫作業,很明顯地發現有休息回來之後,小朋友作業會寫得比較快!

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#6 雜念排除法

要提高集中力有效率工作,就必須排除雜念

雜念主要分成四種:「物品引起的雜念」、「思考引起的雜念」、「人為引起的雜念」、「通訊引起的雜念」

●「物品引起的雜念」:檢視一下你的工作區域,是整齊乾淨還是雜亂堆滿東西呢?你覺得你的工作區域能幫助工作順利進行?如果是發現桌面和四周亂七八糟的話,請花時間整理一下吧!雜亂的工作區域會讓工作效率下降,因為會常常把時間浪費在找東西上,當你在找東西的時候集中力就被打斷了,一旦集中力被打斷就必須再花十五分鐘恢復,想想如果一天找三次東西就等於浪費了四十五分鐘

所以請整理周遭環境,讓每一樣物品放在該擺的位置上,下次要用就立馬知道放在哪裡,而且桌上如果凌亂不堪,也會使我們看見產生雜念,可見有句話說:「要成大事,請先把自己的房間整理好。」不是沒有道理的。

接下來工作區域也包含了你的電腦,這件事情對於我真的是重要的不得了!我在電腦中把正職工作、插畫設計、網站部落格、個人事物等檔案都分門別類建立資料夾整理好,而且我的檔案都是建立清楚的檔名,比如說:「Podcast #2 文章影片封面圖」而不是「123」、「jshdja」,所以我在工作時幾乎不會有找不到檔案的問題,因為我都清清楚楚的知道自己把檔案放在哪裡,絕對是在十秒之內就能找到我所需要的檔案。

●「思考引起的雜念」:工作的時候,腦海常會突然有雜念:「等一下要寫信跟來賓接洽!」、「等等午餐吃什麼?」、「等等寫完文章要來製作文章裡所需要用的圖!」這些雜念也會影響集中力、造成時間的浪費,這時候就要把掛心的事情都寫下來,就能騙腦袋以為這件事情已經完成不再去想、消除心裡的面對某項必須完成的任務而產生的緊張感。

●「人為引起的雜念」:當你全心投入工作時,突然有人跑來跟你說話或是有人打電話被打斷,那麼要再回復高度集中力的狀態,又要再花費十五分鐘。因此營造一個能火力集中工作的環境絕對重要,如果你是在家裡工作請告訴家人在你工作的這段時間不要來和你說話,讓自己能夠將集中力完全放在眼前的工作,讓大腦機能完全啟動、將工作效率發揮極致。

我通常都是把經營網站的工作火力集中在星期六,因為這一天只會有我自己在家,在這個安靜無人的環境下可以完成重要的工作當你習慣在「集中空間」工作後,腦部就會產生記憶記住「這裡是集中精神工作的場所」這時候雜念就不會進入,腦部也會全力提升集中力,讓人有效率的完成工作。

但是你可能會問:「啊我就是在公司上班,哪有什麼自己一個人?」我自己白天的工作就是在一個充滿小朋友的地方,所以這一點我感同身受(甚至比一般上班族更崩潰!),如果我非常需要一個好好做設計的時間,我就會和主管同事說一下,然後帶著筆電到安靜無人的教室工作、我的主管要結算每個月薪水時,也會告知我和同事等等不要和她說話。

總之就是盡量處於隔離的環境,提升集中力,工作的效率就會提升,工作進展也會加速

●「通訊引起的雜念」:相信這一點應該是大家都會碰到的問題,沒有錯,就是「滑手機」!當你在工作或是念書的時候,請將手機網路關閉並且放在遠遠的或一個看不到它的地方,只是一小段時間沒有察看和回訊息不會要你的命。

更極致的方法是把所有App的提醒通知關閉,因為手機的通知提醒一直跑出來其實已經讓我們的大腦下意識進行資訊處理,就算不去看也已經在消磨集中力,也就是不斷的在影響我們的大腦,導致無法集中精神工作。

 

#7 限制時間工作

相信大家都有狗急跳牆的經驗吧?記得大學的時候我都會趕在要在提案的前兩三天(真是不可取)才集中火力做作品,然後熬夜不睡覺火速的完成提案。人被逼迫緊張時,就會分泌腎上腺素提高集中力、學習效率,保持腦部思緒清晰,讓身體機能發揮極致

但是這裡不鼓勵臨時抱佛腳啦!而是為了不讓自己有藉口拖延浪費時間,設定並嚴守工作截止時間,運用這個方法集中力、注意力工作

比如說前幾天,我訂定自己要在今天晚上下班到明天早晨上班前,把來賓的訪談大綱生出來,而這個時候我沒有退路了,就真的很有效率地把訪綱完成傳給節目來賓。這邊的方法就是設定並計時一段時間完成任務:「這篇文章我要在一個小時半內生出來」、「一個小時內要完成今天的重量訓練」,當我們把時間從腦中的抽象概念轉為可量化並且看得見之後,就能有效的提升工作效率!

而這邊可以結合前面所說提到的「 15、45、90法則 」,還有絕對重要的一點就是絕對不能拖延截止時間,我都會用一個方法告訴自己如果你現在不完成這件事情放鳥自己,等等你就會討厭這樣拖延的自己!

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總結:

說了這麼多,最後幫大家把重點再整理一次

#1 運用早晨大腦的黃金時間完成重要工作,如果很早就要上班,那麼可以早一點起床做事。

#2 將事情分輕重緩急,先處理重要的事情,可以先把要做的事情都寫下來並且分類。

#3 打破時間是一條線的觀念,而是一個面的二度空間,利用高效生產力的時間完成任務,可以為一天創造更多時間、突破二十四個小時的限制。

#4 適度的休息才能重整腦力並節省更多時間,強迫自己在非常疲累的時候工作反而是浪費時間。

#5 依不同的工作性質,運用「 15、45、90法則 」將工作時間切割,在大腦集中力波浪的高點衝刺工作、腦力疲乏的低點休息,利用生理時間來有效完成任務。

#6 檢視自己的工作環境,排除會產生雜念影響工作的人事物,並想辦法創造出一個高效率工作空間。

#7 訂定並且限制任務完成的時間,讓自己在一段時間內發揮最大腦部身體機能、不拖延浪費時間完成工作。

好啦!今天的這一集廣播說了這麼多創造時間的方法,相信絕對可以生出時間做你想要做的事情!每一個人一天都一樣都只有二十四個小時,如何整理運用時間能夠讓你擺脫「不知道在忙什麼」「時間總是不夠用」並且大大改善生活品質,希望這些方法能夠對你有幫助並且在即將到來的新的一年,能夠完成你的Bucket List!

最後最後如果你喜歡這集廣播的分享,我也想請你幫我把它分享出去,一個小動作支持我的廣播繼續下去,謝謝你的收聽!

如果你有任何想法也歡迎在下面留言,或寫信至 yujunliveoer@gmail.com 給我。

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本文參考推薦書籍:

《最強腦科學時間術》

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